KONAKLAMA SEKTÖRÜ'NDE İŞ GÜCÜ YÖNETİMİ ZORDUR
Özellikle otelcilikte yaşanan ekonomik durgunlukta, işletmelerin verimliliğini artırmak ve karlılığı korumaya yönelik daha büyük bir baskıların varlığına değinen Yalçın Boncuk’a göre “ otel yöneticilerinin şu andaki hedefi, bu sıkıntılı dönemden daha güçlü olarak çıkmak ve aynı zamanda “maliyetleri daha sıkı yönetmenin yollarını“ bulmaktır.
Synerion Türkiye Satış Uzmanı Yalçın Boncuk konuya ilişkin açıklamada Konaklama sektöründeki “en büyük gider” kalemlerinden birini oluşturan “İşgücü” brüt gelirin yüzde 15 ila 30 arasında etkilemektedir.
Buna karşın, hizmet sağlayıcılarının sayısı da hizmet kalitesini ve müşteri deneyimini etkilemektedir.Oysa İşgücü verimliliğinin sağlanması ; planlama yapılmasından, gereken sayıda kişinin doğru zamanda doğru yerde bulunmasından ve doğru işi en iyi şekilde gerçekleştirip, istenilen hizmet düzeyini düzeyinin tutturulmasından geçer.”dedi.
İnsan Kaynakları’nın , operasyonların ve diğer bölüm müdürlerinin, işgücü verimliliğini artırmak için yapmaları gerekenleri sıralayan Yalçın Boncuk : İşgücü planlamasının dinamikleri, operasyon yöneticisi ile bölüm yöneticisi arasında farklı bütçe perspektifi,kesin işgücü maliyetinin öngörülememesi,çalışma yönetmeliklerine ve anlaşmalarına uygunsuzluk riski,işte bulunulan saatler için yapılan yanlış ve gereksiz ödemeler ile, kaynak kullanımı harcamalarının denetlenmesi “ konulara özenle dikkat etmeleri gereğini belirtti.
Konaklama sektörü kuruluşların insan kaynakları yöneticilerinin otel stratejik yönetim ekibinin bir parçası olmalarının yanısıra işgücü ihtiyaçlarını da otelin stratejik hedeflerine göre ayarlaması zorunluluğuna işaret eden Yalçın Boncuk’a göre “ Verimli yönetilmesi gereken kuruluş bütçeleri ile ilgili “engellerin” daha iyi bilinmesi, “ sonuçların planlamadan önemli ölçüde farklı olabileceği” zamanların olduğu ve buna göre ayarlama yapılması hususunun anlaşılması “yöneticinin masrafları daha iyi denetlemesine” ve “ideal faaliyet kazancı”na ulaşılmasında yardımcı olabilir.
Synerion Türkiye Satış Uzmanı Yalçın Boncuk konu ile ilgili açıklamalarına sektörle ilgili aşağıdaki saptamaları ekledi
SEKTÖRDE;
KURULUŞUNUZDA ;
• Kapı müşterileri diye tabir edilen rezervasyonsuz konuklar ve bunların ekstra valiz ve paketleri otelin günlük rutininin bir parçası durumundadır.
• Bazı işletmeleler bu amaçla fazla personel bulundurulmasının uygun olacağı sonucuna varırken, bazı işletmeler ise farklı bölümlerde bulunan çalışanların tahsis edilmesi suretiyle verimsiz personelin kaydırılması ve gerekirse eve dinlenmeye gitmiş çalışanların işe çağırılması seçeneğini yeğleyecektir.
• Her durumda, farklılığın iyice gözden geçirilmesi ve durumu düzeltici önlemlerin belirlenmesi işletmenin bütçesini riskli durumlardan uzak tutacaktır.
FARKLI ALGILANAN HEDEFLER
“ Operasyon müdürü ile departman müdürü arasında farklı bütçe perspektifi)”
o Otel karlılığının sağlanmasındaki planlanmış bütçe hedeflerine ulaşmak amacındaki operasyon müdürü ile Çalışan sayısını artırarak ,kazanılan ekstra saatlerle veya daha deneyimli personelin kullanılmasıyla (ki bu normalde en pahalı olanıdır) sonuçlansa bile her şeyden önce hizmet düzeyinin olumsuz şekilde etkilenmemesi için hazırlıklı olmaları gerektiğine inanan bölüm şefleri, arasında bu yönde daima çekişme vardır.
o Zaman perspektifi – Operasyon müdürü her yıl, fakat aynı zamanda her ay, her hafta ve hatta her gün bütçe hedefine bakarken, bölüm şefleri, bütçeyi yıllık olarak görürler. Belli bir ayda bütçede sapma olduğunda, bunu başka bir ayda ayarlayacaklarına inanırlar. Gerçekler ise çoğu durumda bunun böyle olmadığını göstermektedir.
o Tahmin ile planlanmış işgücü bütçesi arasındaki diyalog genellikle gerçek durumdan sonra meydana gelir. Operasyon müdürü bölüm için bir hedef belirler ve yönetim ancak bir ay sonra gerçek sapmayı keşfeder. Bu durumda, bütçenin tutturulması bir odaklanılmış ayarlamadan ziyade, önemli bir kesinti gerektirir.
• Kesin işgücü maliyetinin öngörülememesi: Aynı bölümde bile en pahalı çalışanlar ile daha az maliyetli çalışanlar arasındaki fark, çalışanın becerilerine ve deneyimine bağlı olarak çalışan maliyetinin %5-25’i arasında farklılık gösterebilir. Çalışanların programı manuel olarak yapıldığında, amirler çalışan maliyetinin farkında değildirler. Amiri maliyet konusunda bilinçlendirerek çalışanların programını uygun şekilde yapabilir. Bu, en düşük maliyetli çalışanların seçilmesi anlamına gelmez: bunun anlamı, çalışanların programının maliyetlerin farkında olarak ve bütçeye uygun şekilde yapılmasıdır.
• Çalışma yasasına uyulmamasından kaynaklanan beklenmedik harcamalar: Çalışanların bir vardiyaya tayin edilmesi durumunda, müdürler çalışanların tatil dengesini veya fazla mesailerini göz ardı etme eğiliminde olurlar. Böyle durumlar, çalışma yönetmeliklerine uygun hareket edilmemesi ve ayrıca çalışanın kesin süresi ve işbaşında olma verileri planlama öncesinde bilindiğinde kaçınılabilecek istenmedik çalışma masrafları nedeniyle oteli yılsonunda ceza ödeme riskine sokabilir.
• İşbaşında bulunma saatleriyle ilgili yanlış ve gereksiz ödeme
o Program dışında izinsiz erken çıkışlar ve geç girişler bütçenin istenmedik şekilde artmasıyla sonuçlanır.
o Çalışma tabloları ve kağıtlar üzerinde elle gerçekleştirilen ve bordro sistemine elle girilen işlemler zaman kaybı yaratır ve hataya meyillidir.
• Kaynak kullanımı masraflarının kontrolü
o Dış kaynak sağlayıcılarına yapılan ödemeler, genellikle sağlayıcı ile yapılan sözleşmeye göre hesaplanır. İK veya operasyonlar bölümü hizmete ilişkin bir fatura teslim alırlar; buna karşın, yapılan fiili iş üzerindeki kontrol çok sınırlıdır. Bu kontrol yetersizliği bazen fazla ödemeler yapılmasıyla sonuçlanır.
o Birden fazla dış kaynak kurumuyla çalışıldığında, işgücü maliyetlerinin karşılaştırılması ve daha iyi teklifte bulunanın aranması önemlidir.
